DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA
31 marzo 1998, n. 501

Regolamento recante norme per l'organizzazione ed il funzionamento dell'Ufficio del Garante per la protezione dei dati personali, a norma dell'articolo 33, comma 3, della legge 31 dicembre 1996, n. 675.

IL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA

Visto l'articolo 87, quinto comma, della Costituzione;

Visto l'articolo 33 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, recante tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

Ritenuto che, ai sensi del comma 3 del citato articolo 33 della legge n. 675 del 1996, con regolamento da adottare entro tre mesi dalla data di entrata in vigore della predetta legge, devono essere emanate norme concernenti l'organizzazione ed il funzionamento dell'Ufficio del Garante per la protezione dei dati personali, nonché la riscossione dei diritti di segreteria e la gestione delle spese, anche in deroga alle disposizioni sulla contabilità generale dello Stato;

Ritenuto che, ai sensi del citato comma 3 dell'articolo 33 della legge n. 675 del 1996, devono essere previste le norme concernenti il procedimento dinanzi al Garante di cui all'articolo 29, commi da 1 a 5, della medesima legge, secondo modalità tali da assicurare, nella speditezza del procedimento medesimo, il pieno rispetto del contraddittorio tra le parti interessate, nonché le norme volte a precisare le modalità per l'esercizio dei diritti di cui all'articolo 13 della legge stessa e per l'invio della notificazione dei trattamenti di dati personali per via telematica o mediante supporto magnetico o lettera raccomandata con avviso di ricevimento o con altro idoneo sistema;

Considerato che il regolamento deve disciplinare ulteriori aspetti riguardanti, tra l'altro, l'inoltro della notificazione per il tramite delle camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, la misura del contributo spese per l'accesso ai dati personali, la determinazione delle indennità di funzione del presidente e dei componenti del Garante, le modalità di svolgimento degli accessi alle banche di dati, delle ispezioni e delle verifiche, nonché la custodia di determinati atti e documenti, ai sensi, rispettivamente, degli articoli 7, comma 5, 13, comma 2, 30, comma 6, e 32, commi 3 e 7, della legge n. 675 del 1996;

Visto l'articolo 17, comma 1, lettera b), della legge 23 agosto 1988, n. 400;

Udito il parere del Garante per la protezione dei dati personali;

Udito il parere del Consiglio di Stato, espresso dalla Sezione consultiva per gli atti normativi nell'adunanza del 17 novembre 1997;

Vista la deliberazione del Consiglio dei Ministri, adottata nella riunione del 19 dicembre 1997;

Sulla proposta del Presidente del Consiglio dei Ministri, di concerto con i Ministri di grazia e giustizia, del tesoro, del bilancio e della programmazione economica e dell'interno;

EMANA
il seguente regolamento:

Capo I
IL GARANTE

Art. 1.
Definizioni

1. Ai fini del presente regolamento si applicano le definizioni elencate nell'articolo 1 della legge 31 dicembre 1996, n. 675, di seguito denominata "legge". Ai medesimi fini, si intende, altresì:

Art. 2.
Garante

1. Il Garante:

Art. 3.
Presidente e componenti

1. Il presidente è eletto dai componenti a scrutinio segreto con il voto di almeno tre componenti. Se tale maggioranza non è raggiunta dopo la terza votazione, è eletto presidente il componente che consegue il maggior numero di voti e, a parità di voti, il più anziano di età.

2. Il presidente rappresenta il Garante, e sulla base degli indirizzi e dei criteri generali di cui all'articolo 2, comma 1, lettera a):

3. Il Garante nomina un vicepresidente, che assume le funzioni del presidente in caso di sua assenza o impedimento.

4. Il presidente può delegare temporaneamente singole funzioni ad uno dei componenti.

5. I componenti curano i rapporti di cui al comma 2, lettera c), del presente articolo, in base alle decisioni del Garante.

Art. 4.
Insediamento dell'organo e cessazione dei componenti

1. I componenti dichiarano formalmente, all'atto dell'accettazione della nomina, di non trovarsi in alcuna delle situazioni di cui all'articolo 30, comma 4, della legge.

2. Se ricorre in ogni tempo taluna delle situazioni di incompatibilità di cui all'articolo 30, comma 4, della legge, il Garante stabilisce un termine entro il quale l'interessato deve far cessare la situazione di incompatibilità. La deliberazione è adottata con l'astensione dell'interessato.

3. Decorso il termine di cui al comma 2, ove non sia cessata la situazione di incompatibilità, il Garante dichiara la decadenza del componente ai sensi dell'articolo 30, comma 4, della legge.

4. La durata in carica del componente decorre dalla data di accettazione della nomina.

5. I componenti cessano dalla carica, oltre che nell'ipotesi di cui al comma 3, per dimissioni volontarie o per impossibilità a svolgere la propria attività a causa di un impedimento di natura permanente o comunque superiore a sei mesi.

6. Le dimissioni dei componenti hanno effetto dalla data di comunicazione della loro accettazione da parte del Garante. L'impedimento permanente di cui al comma che precede è accertato dal Garante.

7. Nei casi di cui ai commi 3 e 5, il presidente o chi ne fa le veci informa immediatamente i Presidenti della Camera dei deputati e del Senato della Repubblica per l'elezione del nuovo componente.

Art. 5.
Riunioni

1. Il Garante ha sede in Roma e si riunisce nel luogo indicato nell'atto di convocazione. Le riunioni possono essere tenute in videoconferenza.

2. L'ordine del giorno è comunicato ai componenti entro il secondo giorno che precede la riunione. Nei casi d'urgenza, la convocazione può essere immediata. Durante le riunioni, l'ordine del giorno può essere integrato, previa comunicazione immediata agli assenti, se nessuno dei presenti si oppone.

3. Ciascun componente, indicandone le ragioni, può chiedere la convocazione del Garante e l'iscrizione di un argomento all'ordine del giorno. Se la richiesta proviene da almeno due componenti, il presidente la accoglie in ogni caso.

4. Salvi i casi di urgenza, la competente struttura predispone la documentazione utile entro il quinto giorno antecedente alla riunione, e sottopone al segretario generale lo schema delle osservazioni dell'Ufficio. Le osservazioni e la relativa documentazione sono formate anche mediante strumenti informatici e telematici e poste senza ritardo a disposizione del presidente e dei componenti, unitamente agli eventuali aggiornamenti.

5. Per la validità delle riunioni del Garante è necessaria la presenza del presidente e di due componenti, ovvero di tre componenti. Le deliberazioni sono adottate a maggioranza dei votanti. Il voto è sempre palese, salvo nel caso di deliberazioni concernenti il presidente o i componenti, le persone addette all'Ufficio o i consulenti.

6. Il segretario generale svolge le funzioni di segretario. Il presidente può chiamare il segretario generale o altro funzionario a riferire su singole questioni.

7. Le deliberazioni, siglate dal relatore, sono sottoscritte dal presidente e dal segretario generale.

8. Nei casi di particolare urgenza e di indifferibilità che non permettono la convocazione in tempo utile del Garante, il presidente può adottare i provvedimenti di competenza dell'organo, i quali cessano di avere efficacia sin dal momento della loro adozione se non sono ratificati dal Garante nella prima riunione utile, da convocarsi non oltre il trentesimo giorno.

9. La disposizione di cui al comma 8 non si applica in caso di esame dei ricorsi, di applicazione di sanzioni amministrative o di adozione dei divieti di cui agli articoli 21, comma 3, e 31, comma 1, lettera l), della legge, di approvazione del documento programmatico di cui all'articolo 24 e del rendiconto, ovvero allorché occorre disporre accertamenti relativamente ai trattamenti di cui all'articolo 4 della legge.

Art. 6.
Indennità e rimborsi

1. Al presidente compete un'indennità di funzione pari alla retribuzione (segue la parola "complessiva", non ammessa al " Visto" della Corte dei conti) in godimento al primo presidente della Corte di cassazione. L'indennità per i componenti è pari ai due terzi di quella spettante al presidente.

2. Al presidente ed ai componenti compete, qualora non siano residenti a Roma, il rimborso delle spese di viaggio e soggiorno.

1. All'Ufficio é preposto il segretario generale che è nominato per un quadriennio. La nomina può essere rinnovata alla scadenza.

2. Il segretario generale sovrintende al funzionamento delle strutture e vigila affinché l'attività dell'Ufficio sia svolta secondo gli obiettivi, i programmi, le priorità e le direttive generali per l'azione amministrativa e per la gestione definiti dal Garante. A tal fine:

Art. 8.
Organizzazione interna

1. (Precedono le parole "Con il regolamento interno", non ammesse al " Visto" della Corte dei conti) il Garante definisce l'organizzazione dell'Ufficio secondo i seguenti criteri:

2. (Comma non ammesso al " Visto" della Corte dei conti).

Art. 9.
(Articolo non ammesso al " Visto" della Corte dei conti)

Art. 10.
Custodia degli atti riservati

1. Con provvedimento del Garante è istituita una segreteria di sicurezza presso la quale sono conservati gli atti e i documenti acquisiti ai sensi dell'articolo 32, commi 6 e 7, della legge. Alla segreteria è preposto il segretario generale e un numero di addetti all'Ufficio non superiore a cinque unità, assegnati tenendo conto del profilo professionale e delle specifiche attitudini. L'accesso agli atti e ai documenti relativi ai trattamenti di cui all'articolo 4, comma 1, lettera b), della legge è regolato dal Garante in conformità ai criteri ossevati per le segreterie di sicurezza presso le amministrazioni dello Stato.

Art. 11.
Diritti di segreteria

1. Il Garante stabilisce con proprio provvedimento l'ammontare dei diritti di segreteria inerenti ai ricorsi, alle richieste di autorizzazione e alle notificazioni, tenendo eventualmente conto anche dei relativi costi di gestione, nonché le modalità del loro pagamento, tenendo conto del disposto dell'articolo 12. Per la riscossione coattiva si applicano le disposizioni di cui al regio decreto 14 aprile 1910, n. 639, e successive modificazioni ed integrazioni.

Capo III
REGISTRO GENERALE DEI TRATTAMENTI

Art. 12.
Notificazioni

1. Le notificazioni previste dalla legge sono effettuate, di regola, su supporto informatico, utilizzando modelli conformi allo schema predisposto dal Garante. Il Garante favorisce la disponibilità dei modelli, in particolare presso i pubblici esercizi, anche sulla base di convenzioni stipulate dal Garante con enti, associazioni di categoria e privati. Una volta predisposta, la notificazione su supporto informatico è sottoscritta dal titolare e dal responsabile anche sul supporto cartaceo sul quale deve essere riprodotta. Entrambi i supporti sono trasmessi al Garante mediante unica lettera raccomandata con avviso di ricevimento o consegna a mani proprie nell'Ufficio.

2. Successivamente alla data di entrata in vigore dei regolamenti previsti dall'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59, il Garante individua la data a decorrere dalla quale la notificazione può essere effettuata anche per via telematica, sulla base dei modelli di cui al comma 1 resi disponibili anche mediante strumenti telematici. La notificazione è trasmessa mediante un servizio di posta elettronica o altro servizio indicato dal Garante, idoneo ad accertare l'avvenuta ricezione della notificazione anche per mezzo di un messaggio di conferma.

3. La notificazione è effettuata avvalendosi dei modelli di cui al comma 1 anche quando è redatta su supporto cartaceo, ed è trasmessa al Garante mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento o mediante consegna a mani proprie nell'Ufficio.

4. Anche quando il titolare effettua la notificazione con l'assistenza delle rappresentanze di categoria dei piccoli imprenditori e degli artigiani, ovvero di ordini professionali, oppure per il tramite delle camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura, la notifica si considera avvenuta:

5. La notificazione può essere effettuata per il tramite delle camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura ai sensi dell'articolo 7, comma 5, della legge, sulla base dei modelli predisposti dal Garante tenendo conto della modulistica approvata con decreto del Ministro dell'industria, commercio, artigianato e agricoltura 7 febbraio 1996, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana 14 febbraio 1996, n. 37, supplemento ordinario n. 27. Anche in tal caso la notifica si intende avvenuta nel giorno di ricezione da parte dell'Ufficio.

6. Il Garante può individuare altro idoneo sistema per la notificazione in riferimento all'evoluzione delle nuove tecnologie.

7. Nell'individuare l'ammontare dei diritti di segreteria per la notificazione il Garante tiene conto anche delle forme semplificate introdotte in attuazione dell'articolo 1, comma 1, lettera f), della legge 31 dicembre 1996, n. 676. I medesimi diritti:

Art. 13.
Tenuta e consultazione del registro

1. Il Garante istituisce il registro generale di cui all'articolo 31 della legge, e vi include le notizie inserite nelle notificazioni ricevute.

2. Il registro è accessibile gratuitamente a chiunque senza particolari formalità, presso l'Ufficio ovvero mediante terminale ai sensi dell'articolo 31, comma 3, della legge. Il Garante può autorizzare altre forme di consultazione per via telematica, e può effettuare ricerche qualora il tenore della richiesta permetta di risalire agevolmente alle notizie oggetto di interesse.

3. Il Garante può individuare limiti e modalità per la consultazione relativa alla descrizione generale concernente le misure di sicurezza indicate nella notificazione.

4. I dati estratti in sede di consultazione possono essere trattati unicamente per finalità di applicazione della normativa in materia di protezione dei dati.

5. Il materiale informativo trasferito al Garante ai sensi dell'articolo 43, comma 1, della legge è utilizzato per le opportune verifiche e successivamente archiviato o distrutto in base alla normativa vigente.

Capo IV
AUTORIZZAZIONI, ACCERTAMENTI E DIVIETI

Art. 14.
Autorizzazioni

1. I provvedimenti del Garante che anche su richiesta autorizzano il trattamento di dati relativamente a determinate categorie di titolari o di trattamenti sono pubblicati nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana. Il Garante ne cura la conoscenza tra il pubblico ai sensi dell'articolo 31 della legge.

2. Nel caso in cui una richiesta di autorizzazione riguardi un trattamento che è oggetto di un provvedimento adottato ai sensi del comma 1, il Garante può provvedere comunque sulla richiesta qualora le specifiche modalità del trattamento lo giustifichino.

3. La richiesta di autorizzazione è trasmessa al Garante nei modi di cui all'articolo 12 ovvero mediante telefax, utilizzando il modello predisposto e reso disponibile dal Garante. L'autorizzazione può essere rilasciata anche mediante telefax.

4. Qualora il richiedente sia stato invitato dal Garante o dall'Ufficio a fornire informazioni o ad esibire documenti, il termine di trenta giorni di cui all'articolo 22, comma 2, della legge decorre dalla data di scadenza del termine fissato per l'adempimento richiesto.

5. In presenza di particolari circostanze, il Garante può rilasciare un'autorizzazione provvisoria a tempo determinato.

6. (Comma non ammesso al " Visto" della Corte dei conti).

Art. 15.
Accertamenti

1. Qualora vi sia l'assenso scritto ed informato del titolare o del responsabile, gli accertamenti di cui all'articolo 32, comma 2, della legge possono essere eseguiti anche senza l'autorizzazione di cui al comma 3 del medesimo articolo.

2. Gli accessi alle banche dati, le ispezioni e le verifiche di cui all'articolo 32 della legge effettuati presso il titolare o il responsabile sono eseguiti dandone informazione al responsabile o, se questo è assente o non è designato, agli incaricati del trattamento.

3. Salvo che per i trattamenti di cui all'articolo 4 della legge, l'autorizzazione di cui all'articolo 32, comma 3, della legge può essere richiesta anche dal presidente ai sensi dell'articolo 5, comma 8.

4. Salvo sia diversamente disposto nel decreto di autorizzazione di cui all'articolo 32, comma 3, della legge, l'accertamento non può essere iniziato prima delle ore sette e dopo le ore venti, e può essere eseguito anche con preavviso qualora ciò possa facilitarne l'esecuzione.

5. I soggetti interessati, ai quali è consegnata copia dell'autorizzazione del presidente del tribunale, devono prestare la collaborazione necessaria per l'esecuzione dell'accertamento. L'accertamento è eseguito anche in caso di rifiuto e le spese in tal caso occorrenti sono poste a carico del titolare.

6. L'accertamento può essere eseguito anche dal personale dell'Ufficio munito di documento di riconoscimento, assistito, ove necessario, da consulenti ai sensi dell'articolo 33, comma 4, della legge, ovvero da altro organo dello Stato di cui il Garante si avvalga ai sensi dell'articolo 32, comma 2, della legge medesima. I soggetti predetti possono procedere a rilievi e ad operazioni tecniche e possono estrarre copia di ogni atto, dato e documento, anche a campione e su supporto informatico o per via telematica.

7. All'accertamento possono assistere persone indicate dal titolare o dal responsabile. Dell'accesso è redatto sommario processo verbale nel quale sono annotate anche le eventuali dichiarazioni dei presenti.

8. Le informative, le richieste e i provvedimenti di cui al presente articolo possono essere trasmessi anche mediante telefax.

Art. 16.
Segnalazioni e divieti

1. Prima di impartire taluno dei divieti o delle segnalazioni previsti, in particolare nel caso di cui all'articolo 31, comma 1, lettere c) ed l), della legge, il Garante può invitare il titolare o il responsabile, anche in contraddittorio con gli interessati, ad effettuare il blocco.

2. I provvedimenti di divieto, quando per il numero o per la complessità degli accertamenti i destinatari non siano facilmente identificabili, sono pubblicati nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Capo V
DIRITTI DELL'INTERESSATO

Art. 17.
Accesso ai dati personali

1. La richiesta di cui all'articolo 13, comma 1, lettera c), n. 1), della legge può essere avanzata anche per il tramite degli incaricati del trattamento, senza formalità ed anche verbalmente.

2. L'interessato deve dimostrare la propria identità, anche esibendo o allegando copia di un documento di riconoscimento. La persona che agisce su incarico dell'interessato deve inoltre esibire o allegare copia della procura o della delega recante sottoscrizione autenticata nelle forme di legge. Nei casi previsti dall'articolo 3, comma 11, della legge 15 maggio 1997, n. 127, la autenticazione non è necessaria. Se l'interessato è una persona giuridica, un ente o un'associazione, la richiesta è avanzata dalla persona fisica a ciò legittimata in base ai rispettivi statuti od ordinamenti.

3. La richiesta può essere trasmessa anche mediante lettera raccomandata o telefax. Si applica anche per la richiesta l'articolo 12, comma 6.

4. L'interessato può farsi assistere da una persona di fiducia.

5. Salvo che la richiesta sia riferita ad un particolare trattamento o ad una specifica banca dati, la comunicazione o il riscontro all'interessato devono comprendere tutti i dati personali che riguardano l'interessato comunque trattati dal titolare.

6. I dati sono estratti a cura del responsabile o degli incaricati del trattamento e possono essere comunicati al richiedente anche oralmente, ovvero con prospettazione mediante mezzi elettronici o comunque automatizzati, sempreché in tali casi la comprensione dei dati sia agevole, considerata anche la qualità e la quantità delle informazioni. Se vi è richiesta, si provvede in ogni caso alla trasposizione dei dati su supporto cartaceo o informatico, ovvero alla loro trasmissione per via telematica.

7. Qualora, a seguito della richiesta di cui all'articolo 13, comma 1, lettera c), n. 1), della legge, non risulti confermata l'esistenza di dati che riguardano l'interessato, il contributo spese che può essere richiesto non può eccedere i costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico, e non può comunque superare l'importo di lire ventimila. Il contributo è determinato forfettariamente in L.5.000 qualora i dati siano trattati con mezzi elettronici o comunque automatizzati e la risposta sia fornita in forma verbale.

8. Il contributo di cui al comma 7 è corrisposto anche mediante versamento postale o bancario, ovvero mediante carta di pagamento o di credito, ove possibile all'atto della ricezione del riscontro dal quale risulta l'inesistenza dei dati e comunque non oltre cinque giorni.

9. Ai fini di una più efficace applicazione dell'articolo 13 della legge, i titolari dei trattamenti adottano le opportune misure volte, in particolare:

10. Le disposizioni di cui ai commi da 1 a 6 e 9 si applicano anche agli altri casi disciplinati dall'articolo 13 della legge, nei quali, tuttavia, non è dovuto alcun contributo spese.

Capo VI
RICORSI

Art. 18.
Presentazione e contenuto del ricorso

1. Il ricorso, ai sensi dell'articolo 29 della legge, è presentato o trasmesso al Garante a mezzo piego raccomandato o nei modi di cui all'articolo 12, comma 2, e deve contenere:

2. L'autenticazione non è richiesta qualora la sottoscrizione sia apposta presso l'Ufficio o da un procuratore speciale iscritto all'albo degli avvocati e al quale la procura sia stata conferita ai sensi dell'articolo 83 del codice di procedura civile. L'autenticazione non è richiesta qualora il ricorso sia trasmesso mediante taluno dei servizi di cui all'articolo 12, comma 2, a partire dalla data ivi indicata.

3. Al ricorso sono allegate l'eventuale procura, la copia della richiesta avanzata al responsabile e la prova del versamento dei diritti di segreteria.

4. Al ricorso è unita, altresì, la documentazione utile ai fini della sua valutazione, nonché l'indicazione di un recapito che permetta di inviare comunicazioni al ricorrente o al procuratore speciale anche tramite telefax, telefono o indirizzo di posta elettronica.

5. Il Garante determina i casi in cui è possibile la regolarizzazione del ricorso.

Art. 19.
Inammissibilità

1. Il ricorso è dichiarato inammissibile:

Art. 20.
Procedimento

1. Fuori dei casi in cui è dichiarato inammissibile o manifestamente infondato, il ricorso è comunicato a cura dell'Ufficio al titolare e al responsabile, con l'avvertimento della facoltà di aderirvi spontaneamente entro tre giorni dalla sua comunicazione.

2. In caso di adesione spontanea, è dichiarato il non luogo a provvedere. Nel medesimo caso, se vi è stata previa richiesta del ricorrente, l'ammontare delle spese e dei diritti inerenti al ricorso, posti a carico della controparte, è determinato in misura forfettaria.

3. La comunicazione di cui al comma 1 è trasmessa anche al ricorrente e reca l'indicazione del termine entro il quale il titolare, il responsabile e l'interessato possono presentare memorie e documenti, nonché della data in cui tali soggetti possono essere sentiti in contraddittorio, anche dal relatore o dal responsabile del procedimento o mediante videoconferenza.

4. Il provvedimento che dispone una perizia ai sensi dell'articolo 29, comma 3, della legge precisa il contenuto dell'incarico e il termine per la sua esecuzione, ed è comunicato alle parti, le quali possono presenziare alle operazioni personalmente o tramite procuratori o consulenti. Il provvedimento dispone inoltre in ordine all'anticipazione delle spese della perizia.

5. Nel procedimento, il titolare e il responsabile possono essere assistiti da un procuratore o da altra persona di fiducia.

6. Il provvedimento anche provvisorio o di rigetto adottato dal Garante è comunicato alle parti entro tre giorni presso il domicilio eletto o, in mancanza, presso quello indicato nel ricorso o nelle memorie.

7. Il provvedimento di cui all'articolo 29, comma 5, della legge può essere adottato anche prima della comunicazione di cui al comma 1 del presente articolo.

8. Se vi è l'assenso delle parti, il termine di cui all'articolo 29, commi 4 e 5, della legge può essere prorogato per un periodo non superiore ad ulteriori venti giorni.

9. Se vi è stata previa richiesta di taluna delle parti, il provvedimento espresso che definisce il procedimento determina in misura forfettaria l'ammontare delle spese e dei diritti inerenti al ricorso posti a carico, anche in parte, del soccombente.

10. I provvedimenti di accoglimento o di rigetto sono pubblicati ai sensi dell'articolo 21 previa omissione, anche a richiesta dell'interessato, delle relative generalità. I medesimi provvedimenti possono essere comunicati alle parti anche mediante telefax.

11. Qualora sorgano difficoltà o contestazioni riguardo all'esecuzione del provvedimento di cui all'articolo 29, commi 4 e 5, della legge, il Garante, sentitele parti ove richiesto, dispone le modalità di attuazione avvalendosi, ove necessario, del personale dell'Ufficio o della collaborazione di altri organi dello Stato.

Capo VII
DISPOSIZIONI VARIE

Art. 21.
Bollettino e quesiti

1. Il Garante promuove la pubblicazione di un Bolletino nel quale sono riportati, previa omissione, anche a richiesta dell'interessato, delle relative generalità, i provvedimenti più significativi, gli atti e i documenti di cui si ritiene opportuna la pubblicità, e le risposte di interesse generale date ai quesiti pervenuti;

2. Il Bollettino può essere edito anche attraverso strumenti telematici.

3. Il Garante cura la catalogazione dei provvedimenti di cui all'articolo 40 della legge, in particolare mediante il Bollettino, e ne agevola la consultazione anche da parte degli uffici giudiziari.

Art. 22.
Rappresentanza e difesa

1. Fermo restando quanto previsto dall'articolo 23 della legge 24 novembre 1981, n. 689, la rappresentanza e la difesa in giudizio del Garante è assunta dall'Avvocatura dello Stato ai sensi dell'articolo 43 del regio decreto 30 settembre 1933, n. 1611, e successive modificazioni ed integrazioni, recante il testo unico delle leggi e delle norme giuridiche sulla rappresentanza e difesa in giudizio dello Stato e sull'ordinamento dell'Avvocatura dello Stato.

Capo VIII
GESTIONE DELLE SPESE

Art. 23.
Contabilità speciale

1. Alle spese di funzionamento del Garante, ivi comprese quelle dell'Ufficio, si provvede mediante apertura di una contabilità speciale presso la sezione di tesoreria provinciale dello Stato di Roma, intestata al Garante.

2. La contabilità speciale è alimentata mediante mandati, commutabili in quietanze di entrata della stessa contabilità speciale, tratti sul fondo di cui all'articolo 33, comma 2, della legge.

3. Alla contabilità speciale di cui al comma 1 affluiscono anche le somme corrisposte a titolo di pagamento dei diritti di segreteria di cui all'articolo 33, comma 3, della legge o a qualunque altro titolo in base alle leggi e ai regolamenti.

4. Il Garante può stipulare apposita convenzione con soggetti pubblici e privati, al fine di disciplinare, sulla base di criteri di semplicità e di speditezza, le modalità di versamento delle somme di cui al comma 3.

Art. 24.
Programmazione finanziaria

1. Le spese sono disposte sulla base di un documento programmatico che fissa, all'inizio di ogni esercizio, gli obiettivi da raggiungere e i criteri di massima da osservare nello svolgimento dell'attivita istituzionale.

Art. 25.
Spese e pagamenti per beni e servizi

1. Salvo quanto disposto nei successivi articoli in materia di procedure contrattuali, le iniziative di spesa per la fornitura di beni e servizi sono deliberate dal Garante o, sulla base dei criteri stabiliti dal Garante, dal presidente.

2. Alle spese di cui al comma 1 provvede il presidente o, per sua delega, il segretario generale, sulla base dei criteri stabiliti dal Garante.

Art. 26.
Pagamenti

1. I pagamenti da imputarsi alla contabilità speciale sono disposti dal presidente o, per sua delega, dal segretario generale o da altro dirigente.

2. Sugli ordini di pagamento emessi dal presidente, dal segretario generale o dal dirigente di cui al comma 1, è apposto, prima dell'esecuzione, il visto del responsabile del servizio amministrazione e contabilità.

Art. 27.
Conservazione delle somme

1. Le somme versate sulla contabilità speciale non erogate alla chiusura dell'esercizio finanziario possono essere conservate per effettuare i pagamenti fino al termine dell'esercizio successivo. Alla chiusura di tale esercizio il Garante può individuare le somme relative a programmi già deliberati che possono essere ulteriormente conservate per il biennio successivo.

Art. 28.
Spese per i servizi in economia

1. Per le spese occorrenti all'affitto e alla manutenzione dei locali, all'acquisto e alla manutenzione di mobili, arredi e impianti tecnici e per ogni altra spesa necessaria ai servizi dell'economato, il presidente può autorizzare l'economo-cassiere ad effettuare spese di importo non superiore a lire dieci milioni, ai migliori prezzi correnti.

2. Gli assuntori e i fornitori devono prestare, se richiesti, idonea cauzione.

3. Per quanto non disposto dal presente regolamento, alle spese di cui al comma 1 si applicano, in quanto compatibili, le disposizioni del regolamento per i servizi in economia della Presidenza del Consiglio dei Ministri, approvato con decreto del Presidente della Repubblica 5 giugno 1985, n. 359, e successive modificazioni ed integrazioni.

Art. 29.
Servizio di cassa interno

1. Il presidente può autorizzare, previa determinazione del Garante, l'istituzione di un servizio di cassa interno. L'incarico di economo-cassiere è conferito, su proposta del segretario generale, ad un dipendente in servizio presso il Garante, per un periodo non superiore a due anni. L'incarico è rinnovabile per non più di tre volte consecutive.

2. L'economo-cassiere, posto funzionalmente alle dipendenze del segretario generale, può essere dotato all'inizio di ciascun anno finanziario, con determinazione del presidente, di un fondo non superiore a lire venti milioni, reintegrabile durante l'esercizio, previa presentazione del rendiconto delle somme già spese. Con tale fondo si può provvedere, di norma, al pagamento delle spese minute di ufficio, delle spese per piccole riparazioni e manutenzione di mobili e locali, delle spese postali o di vetture nonché delle spese per i trasporti e per l'acquisto di carburante, giornali e pubblicazioni periodiche.

3. Possono gravare sul fondo di cui al comma 2 gli acconti per le spese di viaggio e di indennità di missione e delle spese di rappresentanza, nonché le spese per la pubblicazione di bandi ed altri avvisi sulle Gazzette Ufficiali, sulla stampa quotidiana e su altri bollettini periodici, ove non sia possibile provvedervi tempestivamente con ordinativi di pagamento tratti sulla contabilità speciale.

4. Nessun pagamento può essere effettuato con il fondo a disposizione senza il visto del responsabile del servizio amministrazione e contabilità.

Art. 30.
Economo-cassiere

1. L'economo-cassiere è responsabile delle operazioni di cassa e accerta la regolarità formale delle relative determinazioni di pagamento; è altresì responsabile del numerario e di ogni altro valore affidatogli.

2. L'economo-cassiere tiene:

3. Il denaro e i valori sono custoditi in cassaforte. Non possono essere depositati in cassaforte denaro, titoli ed oggetti di valore che non siano di pertinenza degli uffici.

Art. 31.
Situazione di cassa

1. Il responsabile del servizio di amministrazione e contabilità provvede mensilmente alla ricognizione materiale del denaro e dei valori custoditi nella cassa, sulla base della situazione di cassa compilata dall'economo-cassiere mediante apposito verbale.

Art. 32.
Inventari

1. Dei beni acquistati o dati in uso al Garante sono redatti appositi inventari, nei quali i beni stessi sono classificati in conformità alle disposizioni vigenti per le amministrazioni dello Stato.

Art. 33.
Manutenzione dei beni

1. L'economo-cassiere svolge le funzioni di consegnatario e provvede direttamente alla manutenzione dei beni, degli arredamenti e dei materiali in dotazione all'Ufficio; vigila, altresì, sulla regolare esecuzione dei servizi appaltati.

2. Ai fini di cui al comma 1, l'economo-cassiere tiene:

Art. 34.
Elenco indicativo delle spese di funzionamento

1. Sul fondo per le spese di funzionamento del Garante gravano le seguenti spese:

2. Per spese di rappresentanza, di cui al comma 1, lettera o), si intendono quelle finalizzate a soddisfare le esigenze del Garante e dell'Ufficio di manifestarsi all'esterno e di intrattenere pubbliche relazioni con altri soggetti nell'ambito dei propri fini istituzionali. Sono comunque da considerarsi tali:

3. Per le spese di cui al comma 1, relative all'acquisto di beni e servizi, non è richiesta l'autorizzazione del Provveditorato generale dello Stato.

Art. 35.
Rendiconto e controllo della gestione

1. Entro il 31 marzo di ciascun anno, il servizio amministrazione e contabilità predispone il rendiconto delle spese deliberate e di quelle pagate, distinte per categorie, da sottoporre all'approvazione del Garante.

2. Il rendiconto, vistato dal segretario generale, articolato funzionalmente sulla base dei programmi degli obiettivi indicati negli articoli 2 e 24, in modo da consentire un controllo adeguato della gestione ed una corretta programmazione finanziaria dell'azione del Garante. In caso di necessità, le direttive generali di cui all'articolo 2 possono essere integrate dal Garante anche in corso di esercizio.

3. Entro il 30 aprile, il rendiconto approvato, accompagnato da una relazione illustrativa del presidente, é trasmesso alla Corte dei conti per il controllo consuntivo di cui all'articolo 33, comma 2, della legge, per il tramite della Ragioneria centrale presso il Ministero del tesoro.

4. (Comma non ammesso al " Visto" della Corte de conti).

Art. 36.
Norme contrattuali di carattere generale

1. Le disposizioni del presente regolamento in materia contrattuale si applicano limitatamente ai casi non disciplinati dalla normativa comunitaria e da quella nazionale di recepimento.

2. Ai lavori, agli acquisti, alle alienazioni, alle permute, alle forniture, alle locazioni, comprese quelle finanziarie, ed ai servizi in genere si provvede con contratti da stipularsi secondo le procedure e le norme contenute nel presente regolamento.

3. I contratti sono stipulati di regola nelle forme del diritto privato, anche mediante scambio di corrispondenza secondo l'uso del commercio. La forma dei contratti è in ogni caso quella scritta.

4. Il Garante delibera ed approva i contratti. Tali poteri possono essere delegati al presidente e al segretario generale, nei limiti di valore stabiliti dal Garante.

5. I contratti devono avere termine e durata certi e non possono comunque superare, anche con successive proroghe, i nove anni, salvi i casi di assoluta necessità o convenienza da indicare nella relativa delibera di autorizzazione della spesa.

6. Salvo quanto diversamente disposto per legge, la valutazione della congruità dei prezzi è compiuta dal Garante o dai soggetti di cui al comma 4 previa acquisizione del parere di una commissione costituita con provvedimento del Garante stesso. Per lavori di particolare complessità tecnica, può essere acquisito il parere di organi tecnici delle amministrazioni dello Stato. Per i contratti di importo compresi tra i 5 milioni e i 100 milioni di lire, il Garante o i soggetti di cui al comma 4 possono acquisire un parere sulla congruità dei prezzi da parte di una commissione permanente composta prevalentemente da funzionari interni. Ai soli componenti esterni delle anzidette commissioni, se presenti, possono essere corrisposti compensi determinati di volta in volta dal presidente in rapporto alla durata e alla rilevanza delle prestazioni. Il parere di congruità non è richiesto per l'affidamento di studi, ricerche e consulenze di cui al successivo articolo 45.

7. Nei contratti sono previste adeguate penalità per inadempienze e ritardi nell'esecuzione dei lavori e delle prestazioni convenute. Nei contratti a durata pluriennale o ad esecuzione continuata o periodica, e salvo che nei casi disciplinati espressamente per legge, il Garante può riservarsi la facoltà di rinegoziare i costi a proprio favore, al verificarsi di condizioni od eventi contrattualmente predeterminati. Tale clausola è comunque prevista per l'ipotesi in cui l'originaria congruità dei prezzi, per qualsiasi motivo, venga meno.

8. Fermo restando quanto previsto per legge, l'aggiudicazione o l'affidamento di lavori di particolare complessità sono effettuati dal Garante sulla base di un progetto esecutivo recante la precisa indicazione del costo complessivo dei lavori. Il costo così definito può essere aumentato solo per causa di forza maggiore o per motivate ragioni tecniche, sempre che detti eventi fossero imprevedibili all'atto della progettazione. In tal caso, non possono essere effettuati lavori nuovi o diversi senza il preventivo assenso scritto da parte del Garante o, previa delega nel rispetto dei limiti di cui al comma 4, da parte del presidente o del segretario generale. In ogni caso l'eventuale incremento dei costi, compresa la revisione dei prezzi, è disciplinato dalle norme vigenti in materia per le amministrazioni dello Stato.

9. Oltre alle anticipazioni consentite per legge, sono ammessi pagamenti in acconto in ragione delle parti di opere realizzate, dei beni forniti e delle prestazioni eseguite. E' vietata la corresponsione di interessi e provvigioni a favore dell'appaltatore o dei fornitori sulle somme eventualmente anticipate per l'esecuzione del contratto.

10. Deve essere osservato il principio della non discriminazione in base alla nazionalità nei confronti dei fornitori appartenenti agli Stati membri dell'Unione europea.

Art. 37.
Procedure contrattuali

1. Ai lavori, alle forniture e ai servizi si provvede, di norma, mediante gare disciplinate dalle successive disposizioni di cui al presente regolamento.

2. Le procedure contrattuali possono essere "aperte" (pubblico incanto), "ristrette" (licitazione privata e appalto concorso) e "negoziate" (trattativa privata).

3. Salvo che il Garante ritenga più vantaggioso il ricorso alla procedura "aperta", le gare si svolgono seguendo, di norma, la procedura "ristretta".

Art. 38.
Procedura aperta

1. Nella procedura "aperta" (pubblico incanto) possono presentare offerta tutti i soggetti interessati. I concorrenti devono documentare i requisiti di partecipazione richiesti dal bando di gara.

Art. 39.
Procedura ristretta

1. Nella procedura "ristretta" (licitazione privata e appalto concorso) sono invitati a presentare la propria offerta solo i concorrenti che, avendo presentato domanda di partecipazione alla gara, abbiano dimostrato la propria capacità tecnica, economica e finanziaria ad effettuare la prestazione richiesta. Il bando può prevedere che alcuni requisiti siano comprovati mediante autocertificazione, fermo restando l'obbligo di produrre la relativa documentazione prima dell'eventuale aggiudicazione.

2. La selezione dei concorrenti da invitare alla gara, nell'ambito di coloro che hanno presentato domanda di partecipazione, è effettuata da una commissione nominata all'uopo dal presidente, o, su sua delega, dal segretario generale. All'esito della selezione è comunque assicurata una partecipazione che consenta un'adeguata concorrenza.

3. Ai concorrenti selezionati è inviata la lettera di invito a presentare, entro termini specificati, la propria offerta tecnico-economica. Alla lettera sono allegati il capitolato tecnico e lo schema di contratto che regola il rapporto tra il Garante e l'aggiudicatario.

4. Per lo svolgimento della procedura ristretta è necessaria la presenza di almeno due offerte valide.

Art. 40.
Criteri di aggiudicazione

1. Nel bando di gara sono specificati i criteri di aggiudicazione seguiti dal Garante e che sono, alternativamente, i seguenti:

Art. 41.
Procedura negoziata

1. E' ammessa la procedura negoziata (trattativa privata) nei seguenti casi:

2. Nei casi indicati alle lettere a), d), h) ed i) del comma 1 devono essere interpellate più imprese o ditte, persone od enti e, comunque, non inferiori a tre.

Art. 42.
Transazioni

1. Per la definizione delle transazioni di importo superiore a lire 100 milioni il presidente richiede il parere preventivo dell'Avvocatura generale dello Stato.

Art. 43.
Collaudi e verifiche

1. Tutti i lavori e le forniture sono soggetti a collaudo secondo le norme stabilite dalle vigenti disposizioni e dal contratto, il quale può prevedere collaudi parziali ed in corso d'opera.

2. Il collaudo è effettuato in forma individuale e collegiale dal personale addetto all'ufficio in possesso della competenza tecnica necessaria, ovvero, qualora se ne ravvisi la necessità, da consulenti appositamente incaricati. La nomina dei collaudatori è effettuata dal presidente per lavori e forniture d'importo superiore a lire 500 milioni ovvero in caso di nomina di consulenti, e dal segretario generale negli altri casi.

3. Il collaudo non può essere effettuato da chi abbia progettato, diretto o sorvegliato i lavori, ovvero da chi abbia partecipato all'aggiudicazione del contratto o alle relative forniture.

4. Nel caso in cui l'importo dei lavori o delle forniture non superi i 150 milioni di lire, l'atto formale di collaudo può essere sostituito da un certificato di regolare esecuzione rilasciato dal responsabile del servizio o da altro dipendente appositamente incaricato.

5. Per l'acquisizione di beni e servizi diversi dai lavori e dalle forniture di cui ai commi precedenti, relativamente ai quali non sia possibile procedere al collaudo secondo le modalità e i criteri ivi previsti, il funzionario cui viene effettuata la consegna procede ad una verifica della regolarità e della corrispondenza dei beni e dei servizi acquistati con quelli ordinati. Di tale corrispondenza e regolarità è redatta apposita attestazione.

Art. 44.
Adeguamento limiti di somma

1. I limiti di spesa e di somma indicati nei precedenti articoli sono aggiornati annualmente, con deliberazione del Garante, in base alle variazioni dell'indice ISTAT dei prezzi al consumo.

Art. 45.
Studi, ricerche, consulenze e prestazioni professionali

1. In sede di applicazione dell'articolo 33, comma 4, della legge, possono essere stipulati anche contratti con liberi professionisti, con dipendenti pubblici o con esperti di qualificata esperienza, nei limiti e alle condizioni previsti dalle rispettive norme di stato giuridico, con persone giuridiche pubbliche e private e con associazioni. Tali contratti, della durata massima di un anno, possono essere rinnovati per non più di tre volte.

2. I compensi per i consulenti iscritti ad albi professionali sono corrisposti, anche nei modi di cui all'articolo 28, comma 1, sulla base delle tariffe minime stabilite per le relative categorie professionali, mentre per gli altri professionisti o per i dipendenti pubblici, i compensi sono stabiliti di volta in volta dal segretario generale, in rapporto alla durata e alla rilevanza delle prestazioni, secondo i criteri stabiliti nell'apposito tariffario preventivamente approvato dal Garante, da richiamarsi nel relativo disciplinare di incarico.

Art. 46.
Norme transitorie e di rinvio

1. In deroga a quanto previsto nell'articolo 27, per gli esercizi finanziari relativi al 1997 e al 1998, le disposizioni del medesimo articolo si applicano anche in riferimento alle somme versate sulla contabilità speciale, non deliberate dal Garante entro la chiusura di ciascun esercizio finanziario, limitatamente alle spese di cui all'articolo 34, comma 1, lettere d), g), h), i), 1) ed m).

2. Per quanto non disciplinato dal presente regolamento si applicano le norme della legge e del regolamento per l'amministrazione del patrimonio e per la contabilità generale dello Stato, in quanto compatibili.

Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sarà inserito nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica italiana. E' fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.

PRODI, Presidente del Consiglio dei Ministri    

FLICK, Ministro di grazia e giustizia              

CIAMPI, Ministro del tesoro, del bilancio e      
della programmazione economica      

NAPOLITANO, Ministro dell'interno              

Visto, il Guardasigilli: FLICK

In conformità di quanto deliberato dalla sezione del controllo nell'adunanza del 23 luglio 1998, il suesteso atto è stato registrato alla Corte dei conti il 27 luglio 1998, Atti di Governo, registro n. 114, foglio n. 1, con esclusione: dell'art. 6, comma 1; dell'art. 8; dell'art. 9; dell'art. 14, comma 6; dell'art. 34, comma 1, lettera d) (da "nonché quelli" alla fine); dell'art. 35, comma 4.